LEAN gaat onder andere over waardestromen, verspillingen en klantwaarde.
Binnen een workshop, waarbij een bepaald proces wordt doorlopen kunnen deze LEAN-artefacten alle drie de revue passeren.
Bereid voor de workshop een case voor die de meeste deelnemers raakt en waarbij een aantal deelnemers ook baat hebben dat deze case getoond wordt.
Vervolgens benoem je samen met de deelnemers de belangrijke elementen van de case. De stappen binnen de waardestroom, de halfproducten, het eindproduct, de grondstoffen die binnen stappen eindproduct worden, en waarbij waarde wordt toegevoegd. Vaak is het ook leuk om een situatie die helemaal fout kan gaan erbij betrekken.
Als je alle elementen hebt, kijk dan hoeveel deelnemers zijn en verdeel dan de case-elementen over de deelnemers, behalve ‘het product’ wat steeds meer waarde krijg. Deze rol breng je bij de case indiener. Je kunt de elementen nog kracht bij zetten door ze letterlijk op de mensen te plakken. Vervolgens ga je aan de wandel met het ‘product’. Je start bij het begin en vraagt bij elke stap wat er gebeurt en hoe lang dingen duren. Soms wordt het product dan in vervolgstappen behangen met allerlei bijproducten, verbeteringen of bureaucratische papieren.
De deelnemers hebben binnen zo’n workshop snel zicht op hoe het proces loopt en zien vaak ook meteen verbeteringen.
Ik deed deze workshop een keer met een groep mensen die veel met elkaar te maken hadden, maar elkaar alleen via mail of telefoon eerder gesproken hadden. Een document moest van de ene stap naar de andere gaan. In de workshop bleek dat de ene persoon het document maandagmorgen afhandelde, en naar de andere afdeling bracht. De andere persoon apkte het document vrijdagmiddag op en bracht het vervolgs met zijn toegevoegde waarde de volgende week maandag weer terug. Doordat de mensen elkaar spraken, spraken ze af dat de ene het document maandag naar de ander gebracht zou worden, en deze het diezelfde maandag ergu zou geven met toegevoegde waarde. Alleen al deze verbetering maakte 4 dagen tijdwinst in het proces! En dit zonder verder iets aan het proces zelf te veranderen.